1. Загальні поняття та сфера застосування

1.1. Визначення термінів:

База персональних даних – іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;

Відповідальна особа – визначена особа, яка організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону;

Власник бази персональних даних – фізична або юридична особа, яка законом або за згодою суб’єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;

Державний реєстр баз персональних даних – єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних;

Загальнодоступні джерела персональних даних – довідники, адресні книги, реєстри, списки, каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб’єкта персональних даних.

Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб’єкт персональних даних залишають свої персональні дані (окрім випадків, коли суб’єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання);

Згода суб’єкта персональних даних – будь-яке документоване, зокрема письмове, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;

Знеособлення персональних даних – вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати особу;

Обробка персональних даних – будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов’язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;

Персональні дані – відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;

Розпорядник бази персональних даних – фізична чи юридична особа, якій власником бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані.

Не є розпорядником бази персональних даних особа, якій власником та/або розпорядником бази персональних даних доручено здійснювати роботи технічного характеру з базою персональних даних без доступу до змісту персональних даних;

Суб’єкт персональних даних – фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;

Третя особа – будь-яка особа, за винятком суб’єкта персональних даних, власника чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій власником чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону;

Особливі категорії даних – персональні  дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя.

1.2. Дане Положення обов’язкове для застосування відповідальною особою та співробітниками ФОП Кравченко А.С., які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових обов’язків.

2. Перелік баз персональних даних, власником яких є ФОП Кравченко А.С.

2.1. ФОП Кравченко А.С.  є власником наступних баз персональних даних:

• база персональних даних працівників ФОП Кравченко А.С.;
• база персональних даних контрагентів та клієнтів ФОП Кравченко А.С.;

3. Мета обробки персональних даних

3.1. Метою обробки персональних даних у  документації з персоналу ФОП Кравченко А.С. є:

• забезпечення трудових відносин на підприємстві;
• забезпечення реалізації адміністративноправових відносин, та управління людськими ресурсами;
• забезпечення реалізації податкового, бухгалтерського, статистичного та іншого обліку, звітності, аудиту, тощо;
• забезпечення відносин у сфері культури дозвілля, спортивної та соціальної діяльності;
• забезпечення відносин у сфері транспорту;
• забезпечення відносин  у сфері безпеки та охорони праці;
• інші відносини, що вимагають обробки персональних даних

Відповідно до: законодавства про працю України (ст..4 КЗпП), Статуту, Податкового кодексу України,  Закону України «Про бухгалтерський  облік,  та фінансову звітність в Україні», Кодексу законів про працю України. та іншими  нормативно – правовими актами України Закону України «Про зайнятість населення».

3.2 Метою обробки персональних даних контрагентів та клієнтів ФОП Кравченко А.С. є:

• ведення господарської діяльності за видами діяльності та цілями згідно КВЕД;
• ведення господарської діяльності у сфері зовнішньо економічних відносин; 
• забезпечення реалізації податкового, бухгалтерського, статистичного та іншого обліку, звітності, аудиту, тощо; 
• відносин у сфері керування людськими ресурсами, зокрема, кадровим потенціалом; 
• відносин у сфері економічних, фінансових послуг;
• відносин у сфері транспорту; 
• інших відносин, що вимагають обробки персональних даних:

Відповідно до: Податкового кодексу України, Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», Господарським кодексом України, Цивільним кодексом України та іншими нормативно-правовими актами України

4. Умови надання інформації про персональні дані третім особам

4.1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб’єкта персональних даних, наданої власнику бази персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.

4.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов’язання щодо забезпечення виконання вимог Закону України «Про захист персональних даних» або неспроможна їх забезпечити.

4.3. Суб’єкт відносин, пов’язаних з персональними даними, подає запит щодо доступу (далі – запит) до персональних даних власнику бази персональних даних.

4.4. У запиті зазначаються:

• прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи – заявника);
• найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи – заявника);
• прізвище, ім’я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;
• відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про власника чи розпорядника цієї бази;
• перелік персональних даних, що запитуються;
• мета запиту.

4.5. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.

Протягом цього строку власник бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволене або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

4.6. Усі працівники ФОП Кравченко А.С. зобов’язані додержуватися вимог конфіденційності щодо персональних даних.

4.7. Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п’яти календарних днів.

4.8. Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження такого рішення.

4.9. У повідомленні про відстрочення зазначаються:

• прізвище, ім’я та по батькові посадової особи;
• дата відправлення повідомлення;
• причина відстрочення;
• строк, протягом якого буде задоволене запит.

4.10. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.

4.11. У повідомленні про відмову зазначаються:

• прізвище, ім’я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі;
• дата відправлення повідомлення;
• причина відмови.

4.12. Рішення про відстрочення або відмову із доступі до персональних даних може бути оскаржено до уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних, або до суду.

5. Захист персональних даних

5.1. Норми технічного захисту інформації відповідають законодавству, актам України, зокрема нормативно-правовим актам Комісії, погодженим з державним органом, що визначений законодавством України, відповідальним за встановлення норм технічного захисту інформації в Україні.

5.2. Відповідальна особа організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до закону.

5.3. Обов’язки відповідальної особи щодо організації роботи, пов’язаної із захистом персональних даних при їх обробці зазначаються у посадовій інструкції.

5.4. Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та/або мають доступ до персональних даних у зв’язку з виконанням своїх службових (трудових) обов’язків зобов’язані дотримуватись вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність ФОП щодо обробки і захисту персональних даних у базах персональних даних.

5.5. Працівники, що мають доступ до персональних даних, у тому числі, здійснюють їх обробку зобов’язані не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків. Таке зобов’язання чинне після припинення ними діяльності, пов’язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом.

5.6. Особи, що мають доступ до персональних даних, у тому числі, здійснюють їх обробку у разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність згідно законодавства України.

5.7. Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, для якої такі дані зберігаються, але у будь-якому разі не довше строку зберігання даних, визначеного згодою суб’єкта персональних даних на обробку цих даних та/або законодавством про депозитарну систему та про працю.

5.8. Строк зберігання персональних даних визначається відповідно до нормативно правовим актам України.

6. Права суб’єкта персональних даних

Суб’єкт персональних даних має право:

• знати про місцезнаходження бази персональних даних, яка містить його персональні дані, її призначення та найменування, місцезнаходження та/або місце проживання (перебування) власника чи розпорядника цієї бази або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, встановлених законом;
• отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані, що містяться у відповідній базі персональних даних;
• на доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних;
• отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані у відповідній базі персональних даних, а також отримувати зміст його персональних даних, які зберігаються;
• пред’являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних органами державної влади, органами місцевого самоврядування при здійсненні їхніх повноважень, передбачених законом;
• пред’являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким власником та розпорядником цієї бази, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;
• на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв’язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;
• звертатися з питань захисту своїх прав щодо персональних даних до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних;
• застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних.

7. Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних

7.1. Суб’єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб’єкта відносин, пов’язаних з персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.

7.2. Доступ суб’єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.

7.3. Суб’єкт персональних даних подає запит щодо доступу (далі – запит) до персональних даних власнику бази персональних даних.

У запиті зазначаються:

• прізвище, ім’я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує особу суб’єкта персональних даних;
• інші відомості, що дають змогу ідентифікувати особу суб’єкта персональних даних;
• відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про власника чи розпорядника цієї бази;
• перелік персональних даних, що запитуються.

7.4. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження.

Протягом цього строку власник бази персональних даних доводить до відома суб’єкта персональних даних, що запит буде задоволене або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті.

Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.